Evenement organiseren

Gaat u een straatfeest of ander evenement organiseren? Dan kan het zijn dat u een vergunning nodig heeft. Dit is onder andere afhankelijk van de omvang, tijd en locatie. Stuur uw aanvraag op tijd in. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

Evenementen en corona

Corona brengt veel onzekerheid met zich mee. Ook voor evenementen. Op dit moment zijn evenementen verboden. Als ze wel kunnen doorgaan, is het de vraag in welke vorm. We adviseren u om nog geen aanvragen in te dienen voor de zomer of het najaar. Het is op dit moment niet duidelijk wat er dan mogelijk is. Ook voorkomt u daarmee onnodige kosten voor leges.   
  
Zodra evenementen weer kunnen plaatsvinden, kijken de gemeente en hulpdiensten naar de situatie en welke voorwaarden en uitgangspunten dan nodig zijn. Het is zeer waarschijnlijk dat evenementen die jaarlijks op een vast moment plaatsvinden voorrang krijgen op nieuwe evenementen.  

Heeft u vragen? Neem dan contact op met team Publiekszaken via (0344) 637 111 of via escholtus@tiel.nl

Melding

Als u een klein evenement organiseert dan hoeft u geen vergunning aan te vragen, maar volstaat een melding. U kunt volstaan met een melding als u de volgende vragen allemaal met ja kunt beantwoorden.

  • Bedraagt het aantal deelnemers/bezoekers minder dan 150 personen?
  • Vindt het evenement/activiteit plaats tussen 7.00 en 24.00 uur?
  • Als er muziek ten gehore wordt gebracht ligt het geluidsniveau dan onder de 70 decibel(A) op de dichtstbijzijnde gevel?
  • Is er een vrije doorgang van 3,5 meter voor hulpdiensten gewaarborgd?
  • Als er objecten worden geplaatst, zijn die dan samen kleiner dan 50 m2?

Heeft u een vraag met nee beantwoord? Dan vraagt u een vergunning aan.

Voor het doen van een melding kunt u het 'Klein evenement meldingsformulier' (pdf, 187 kB) invullen. Uw melding moet binnen 4 weken voor aanvang van de activiteit bij ons binnen zijn.

Naast de reguliere voorwaarden moet u in verband met het coronavirus ook:

  • Maatregelen treffen waarmee stromen van bezoekers die samenkomen worden gescheiden. Dit betekent aparte in- en uitgangen en voorkomen dat alle bezoekers gelijktijdig aankomen.
  • Maatregelen treffen waarmee stromen van bezoekers voor het gebruik van sanitaire voorzieningen, worden gescheiden.
  • Hygiëne-maatregelen nemen waarmee u verspreiding van Covid-19 tegengaat. Zie hiervoor de pagina van het RIVM, https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/adviezen-werk-vrije-tijd/generiek-kader-coronamaatregelen.
  • Maatregelen nemen om 1,5 meter afstand tussen bezoekers te houden, tenzij de aanwezigen uit hetzelfde huishouden, hulpbehoevend (bijvoorbeeld een begeleider)of onder de 18 jaar zijn. Kijk voor meer informatie op de website van de Rijksoverheid, https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/openbaar-en-dagelijks-leven/afstand-houden
  • Zorgen dat de aanwezigen aan wie een zitplaats is toegewezen daarvan gebruik maken.
  • Dansen is toegestaan, maar wel moet 1,5 meter afstand worden gehouden.
  • Zingen en/of schreeuwen door bezoekers mag niet
  • Zorg dat u weet wie aanwezig waren, zodat eventueel achteraf contact opgenomen kan worden met de aanwezigen.

Evenementenvergunning

Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u een groot evenement organiseren, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Naast de reguliere gegevens moet u een covid-19 plan opstellen.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning kunt u het Aanvraagformulier evenementenvergunning gebruiken. Vergeet ook niet om een covid-19 plan te maken en mee te sturen met uw aanvraag.

Covid-19 plan

In het Covid-19 plan moeten de volgende gegevens staan:

  • Welke maatregelen neemt u om stromen van bezoekers die samenkomen, worden gescheiden:
    - Maak een duidelijke situatietekening met daarop de vrije oppervlakte, inclusief routing in – uitgang en alle objecten
    - Omschrijf hoe u omgaat om met de 1,5 meter afstand regel bij aankomst en opstellen van de bezoekers. Het gaat hier dan vooral om de lengte van eventuele rijen e.d.
    - Omschrijf hoe de instroom van bezoekers wordt gereguleerd.
  • Welke maatregelen neemt u voor het gebruik maken van sanitaire voorzieningen:
    - Geef aan hoe de sanitaire voorzieningen zijn geregeld: aantallen, locatie, routing, extra onderhoud.
    - Aanvullend kunt u deze aspecten ook in de situatietekening weergeven.
  • Welke maatregelen worden genomen bij het gebruik van tenten, waar mensen binnen kunnen verblijven:
    - Vindt het evenement in een tent (binnen) plaats? Zo ja, hoe wordt geventileerd en op hoeveel plekken?
    - Hoeveel mensen verblijven er gelijktijdig binnen de tent?
  • Welke hygiënemaatregelen neemt u om verspreiding van Covid-19 tegen te gaan?
    - Zie hiervoor de richtlijnen van het RIVM https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/adviezen-werk-vrije-tijd/generiek-kader-coronamaatregelen.
    - Beschrijf hoe u de hygiënevoorschriften gaat communiceren richting de bezoekers.
  • Is de doelgroep van het evenement: ouderen (70+) of personen waarvan bekend is dat zij onderliggende ziekten hebben?
  • Hoe zorgt u dat bezoekers 1,5 meter afstand van elkaar bewaren. Zie hiervoor de website van de Rijksoverheid, https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/openbaar-en-dagelijks-leven/afstand-houden
    - Omschrijf hoe u zorgt dat de aanwezigen altijd 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon, tenzij de aanwezigen uit hetzelfde huishouden, hulpbehoevend of onder de 18 jaar zijn
    - Omschrijf hoe u hierop gaat toezien
  • Omschrijf hoe u zorgt dat de aanwezigen aan wie een zitplaats is toegewezen, daarvan gebruik maken.
  • Als uw evenement meer dan 250 personen (personeel niet meegerekend) betreft:
    - Zijn zitplaatsen verplicht
    - Is reservering vooraf verplicht
    - Is een gezondheidscheck verplicht
    Voor bovenstaande punten graag een omschrijving hoe dit uitgevoerd gaat worden.
    - Bezoekers zijn verplicht gebruik te maken van de vooraf gereserveerde zitplaats
    - Is er een mogelijkheid tot het achteraf herleiden van de bezoekers?
  • Voor kermissen en evenementenmarkten geldt geen limiet aan het aantal bezoekers als er voldoende doorstroming is. Dit betekent dat de bezoekers zich continu over het terrein verplaatsen en het onderlinge contact tussen bezoekers beperkt is.
  • Bij dansevenementen in de buitenlucht moet wel tenminste 1,5 meter afstand worden gehouden. Dansen buiten mag alleen op evenementen met maximaal 250 personen, 1,5 meter afstand van elkaar.
  • Wat gaat u doen als er meer publiek komt dan u vooraf had ingeschat?
  • Omschrijf het slechtweerscenario: hoe 1,5 meter afstand wordt gehouden bij eventuele schuillocaties.
  • Zingen en schreeuwen door bezoekers is niet toegestaan, hoe voorkomt u dat bezoekers gaan zingen en schreeuwen?

Risicoinschatting

Dan gaat het om evenementen waarbij het mogelijk is of zelfs te verwachten is dat die risico’s met zich meebrengen. De risico’s kunnen liggen in de sfeer van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en/of het milieu. Maar ook kan er overlast ontstaan voor de omgeving bijvoorbeeld door geluid of parkeren.

De gemeente bepaalt dan de categorie. Dit gebeurt aan de hand van de Risicoscan evenementenveiligheid.

Categorieën

De gemeente hanteert drie verschillende categorieën:

  • Categorie A: regulier evenement - U dient de aanvraag voor een A- evenement 5 weken van tevoren in.
  • Categorie B: aandacht evenement - De aanvraag voor een B-evenement moet 10 weken van tevoren worden ingediend.
  • Categorie C risico evenement - De aanvraag voor een C-evenement moet 10 weken van tevoren worden ingediend. - Voor een C-evenement in de evenementenweekenden in september (2e en 3e weekend), is dat 14 weken van tevoren.

Als u twijfelt over de categorie waar onder het door u te organiseren evenement valt, neem dan contact op met de gemeente. Wij kunnen u dan vertellen wat de aanvraagtermijn van uw evenement is.

Andere vergunningen of ontheffingen

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Wegafzetting

Als tijdens de straatbarbecue of het straatfeest een weg geheel of gedeeltelijk wordt gebruikt, is een afzetting altijd noodzakelijk (ook als u kunt volstaan met een melding). Voor het brengen, halen en huren van afzethekken met de juiste verkeersbebording zullen kosten in rekening worden gebracht. Bij de heer B. van Meeteren, telefoonnummer: (0345) 58 53 53, kunt u informatie krijgen over deze kosten. Ook kunt u een afspraak maken over de levering van het afzetmateriaal.

Het evenementenjaar in de gemeente Tiel loopt van 1 april tot en met 31 maart van het daaropvolgende jaar. Alle categorie B- of categorie C-evenementen voor het volgende seizoen moeten worden vermeld op eerst de voorlopige en later de definitieve evenementenkalender. Deze kalender biedt alle belanghebbenden in een vroeg stadium inzicht over wat er het volgende evenementenjaar staat te gebeuren. Ook maakt een dergelijke inventarisatie het mogelijk om vervolgens evenementen te spreiden in tijd of per locatie.

Evenementen die niet (tijdig) zijn aangemeld voor de evenementenkalender moeten minimaal 14 weken voor aanvang van het evenement zijn ingediend.

Aanmeldingen voor de evenementenkalender moeten elk jaar vóór 15 november worden ingediend. U kunt daarvoor het formulier 'Aanmelden evenementenkalender' (pdf, 47 kB) gebruiken.

U kunt de concept-evenementenkalender ook raadplegen:

U kunt de hinderscore bekijken: 

Vaststelling evenementenkalender

Voordat de evenementenkalender definitief wordt vastgesteld krijgen belanghebbenden de gelegenheid hun zienswijze naar voren te brengen. Eind februari wordt de concept-evenementenkalender door burgemeester en wethouders vastgesteld.

Deze kalender is verplicht voor alle categorie B en categorie C evenementen (dit zijn evenementen waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico's voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu) in de periode van 1 april 2020 tot en met 31 maart 2021.

Met betrekking tot categorie A evenementen (dit zijn evenementen waarbij niet verwacht wordt dat die gebeurtenis leidt tot risico's voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu) is het niet nodig om deze aanvragen volgens de jaarplanning (evenementenkalender) te behandelen. In verband met de link die er is met de hinderscore en voor een zo compleet mogelijk overzicht zijn ze toch opgenomen.

U kunt de concept evenementenkalender 2020-2021(pdf, 453 kB) en de daarbij behorende concept Hinderscore (pdf, 138 kB) downloaden.

Evenementensubsidie en sponsoring

Per jaar is er bij de gemeente Tiel een bedrag beschikbaar voor subsidiëring en sponsoring van evenementen. In de deelverordening evenementensubsidies en de regeling sponsoring kunt u lezen wanneer u daarvoor in aanmerking komt.

U dient de evenementensubsidie minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement aan te vragen door middel van het 'aanvraagformulier evenementensubsidie' (pdf, 45 kB).

Aan een melding zijn geen kosten verbonden. De kosten voor het aanvragen van een evenementenvergunning zijn afhankelijk van het aantal bezoekers dat wordt verwacht.

Tarieven 2021

  • minder dan 1000 bezoekers € 48,80
  • tussen 1000 en 5000 bezoekers € 179,20
  • meer dan 5000 bezoekers € 918,30

Deze bedragen worden verhoogd met € 5,75 voor het publiceren van de verleende vergunning.